Checklist chuyển văn phòng HCM cụ thể chi tiết từ A-Z là bước đầu tiên để doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, tránh mất mát và không gián đoạn công việc. Nếu không có kế hoạch rõ ràng, việc di dời văn phòng trụ sở rất dễ rối và phát sinh nhiều chi phí không đáng có. Với kinh nghiệm 10 năm làm nghề, Chuyển nhà giá rẻ HCM sẽ tổng hợp checklist trước khi chuyển văn phòng, checklist trong ngày chuyển văn phòng và checklist sau khi chuyển văn phòng xong.
Vì sao doanh nghiệp cần checklist khi chuyển văn phòng?
Chuyển văn phòng là cột mốc quan trọng với bất kỳ doanh nghiệp nào. Nhưng nhiều công ty nghĩ rằng chỉ cần thuê xe tải và người bốc xếp là xong. Nhưng thực tế, dịch vụ chuyển văn phòng chỉ mới giúp doanh nghiệp chuyển hồ sơ tài liệu quan trọng, hệ thống máy tính, nội thất văn phòng, thời gian vận hành. Còn về thông tin với khách hàng, đối tác khi bạn chuyển văn phòng, đăng kí thuế, … nhiều việc khác nữa mà doanh nghiệp cần sắp xếp, ghi chú lại việc cần làm trước, trong khi và sau khi chuyển văn phòng nữa.
Nếu không có checklist chuyển văn phòng:
- Dễ gây thiếu sót công việc
- Khó kiểm soát tiến độ
- Dễ phát sinh chi phí và rủi ro
Lập checklist giúp doanh nghiệp:
- Lên kế hoạch rõ ràng
- Phân công trách nhiệm cụ thể
- Phối hợp tốt với đơn vị dịch vụ chuyển văn phòng HCM
- Quá trình chuyển dọn văn phòng diễn ra an toàn nhanh gọn không gián đoạn công việc
Checklist chuyển văn phòng HCM trước ngày chuyển
Trừ khi doanh nghiệp cần chuyển văn phòng gấp, chuyển văn phòng ngay thì chỉ cần gọi hotline dịch vụ chuyển văn phòng HCM đến thực hiện để giải quyết cái gấp này. Nhưng nếu đã dự định chuyển thì giai đoạn 7-14 ngày trước khi vận chuyển này quuan trong nhất, quyết định đến 80% thành công của việc chuyển văn phòng.
Khảo sát văn phòng cũ và văn phòng mới
Doanh nghiệp cần nắm:
Xác định diện tích, lối đi, thang máy, chỗ xe chuyển văn phòng có thể đậu
Thời gian chuyển văn phòng, thời gian cấm tải ở khu vực HCM
Nắm khối lượng đồ đạc văn phòng cần chuyển
Kinh nghiệm: Việc này doanh nghiệp nên liên hệ đơn vị chuyển văn phòng chuyên nghiệp HCM đến để khảo sát thực tế tại văn phòng và tư vấn chi tiết phương án vận chuyển cũng như trao đổi các yêu cầu của doanh nghiệp. Nếu nhân viên văn phòng liên hệ làm việc này thì trước khi liên hệ với đơn vị chuyển nhà bạn cần hỏi rõ sếp (chủ doanh nghiệp, người quyết định về việc chuyển văn phòng): đồ nào sẽ chuyển, đồ nào không chuyển, có đồ nào sếp cần thanh lý không? Sếp muốn chuyển trong một ngày hay cần tách ra nhiều ngày vận chuyển? Sếp có yêu cầu gì đặc biệt không? Sếp dự định ngày nào chuyển chưa?
Lên kế hoạch và thời gian chuyển văn phòng
Chọn thời gian chuyển văn phòng phù hợp ( ngày trong tuần, cuối tuần, buổi tối)
Xác định timeline cho các hoạt động chuyên văn phòng: Đóng gói => vận chuyển => lắp đặt => sắp xếp ổn định
Ví dụ như:
Timeline chuyển văn phòng trong ngày:
8h dịch vụ chuyển văn phòng đến đóng gói => 10h cùng ngày vận chuyển đến văn phòng mới => 2h hoàn tất lắp đặt sắp => ổn định lại văn phòng xong trong ngày.
Time line chuyển dọn văn phòng làm hai ngày:
Ngày đầu đến đóng gói, tháo nội thất các phòng trống không làm việc trước như phòng họp, kho văn phòng => Ngày sau tiến hành vận chuyển => hoàn tất.
Phân công người phụ trách từng khu vực nếu văn phòng nhiều phòng ban, tầng lầu.
Kinh nghiệm: Mỗi phòng ban nên có cử một người chịu trách nhiệm theo dõi quản lý đồ đạc của bộ phần tầng lầu của mình.
Kiểm kê và phân loại tài sản văn phòng
Lập danh sách:
- Bàn ghế, tủ hồ sơ
- Máy tính, máy in, server
- Hồ sơ, giấy tờ
- Danh sách đồ cần thanh lý, bỏ rác
Lợi ích của bước checklist chuyển văn phòng hcm này là giúp doanh nghiệp biết chính xác số lượng cần chuyển. Danh sách đồ đạc cần chuyển này có thể gửi cho dịch vụ chuyển văn phòng luôn để nắm cụ thể và báo giá chính xác, thuận tiện việc kiểm kê tài sản tại văn phòng mới sau khi chuyển xong tránh thất lạc. Đồng thời cũng giảm bớt chi phí vận chuyển những món đồ không còn dùng.
Sao lưu dữ liệu và bảo mật thông tin
Trước khi chuyển văn phòng, bộ phận thông tin và kế toán cần:
- Backup toàn bộ dữ liệu máy tính, server
- Niêm phong hồ sơ quan trọng, nếu được có thể giữ riêng
- Giao rõ nhiệm vị này bộ phận IT chịu trách nhiệm chính
Rất nhiều doanh nghiệp bỏ qua bước này và chỉ thấy “đắt giá” khi lỡ có sự cố xảy ra.
Thông báo cho nhân sự công ty và đối tác
Email nội bộ về kế hoạch chuyển văn phòng ( nếu văn phòng lớn) hoặc thông báo qua cuộc họp công ty nếu văn phòng nhỏ.
Thông báo khách hàng, đối tác địa chỉ văn phòng mới trước (kèm ngày bắt đầu liên hệ ở văn phòng mới)
Cập nhật địa chỉ mới lên:
- Website
- Fanpage
- Hóa đơn, chữ ký email
Việc này giúp hoạt động kinh doanh không bị gián đoạn và kết nối khách hàng tại văn phòng mới.
Lựa chọn dịch vụ chuyển văn phòng HCM uy tín
Tiêu chí đánh giá văn phòng chuyên nghiệp cần có:
- Khảo sát thực tế – lên báo giá minh bạch
- Có hợp đồng, hóa đơn, điều khoản cam kết
- Có nhân sự chuyên về bốc xếp, tháo lắp nội thất, thiết bị văn phòng
- Có hệ thống xe tải đa dạng để phù hợp với yêu cầu tòa nhà văn phòng và đồ đạc của doanh nghiệp
Kinh nghiệm từ hàng nghìn doanh nghiệp chuyển văn phòng thành công: Nên chọn đơn vị chuyển văn phòng trọn gói HCM lo a-z để không phải lo từng khâu vừa tốn sức vừa tốn nhiều phí.
Checklist trong ngày chuyển văn phòng:
Dựa trên checklist trước ngày chuyển, thì đây sẽ là lúc mọi kế hoạch trên timeline được triển khai thực tế.
Bố trí nhân sự giám sát và phối hợp với đơn vị chuyển văn phòng ở hai đầu:
Một người ở văn phòng cũ hiện tại
Một người ở văn phòng mới
Kinh nghiệm: Đừng nên dồn hết cho một người để giám sát cả nơi đi và nơi đến bởi sau khi chuyển dọn văn phòng thì có thể cần nhân sự ở lại để làm việc bàn giao với tòa nhà, chủ văn phòng cũ về các việc hoàn tất trả mặt bằng. Hai người phối hợp trực tiếp với đội vận chuyển văn phòng để xử lý nhanh chóng các phát sinh thực tế nếu có.
Đóng gói nhãn dán theo phòng ban, tên loại
Thùng carton ghi rõ: tên phòng ban ( bộ phận), nội dung bên trong và người phụ trách đóng gói
Cũng có thể dùng màu sắc giấy note để phân loại nhanh khi đóng gói: Ví dụ note đỏ là tầng 1, note xanh tầng 2, note vàng là phòng sếp.
Việc phân loại và ghi chú cụ thể giúp sắp xếp đồ đạc nhanh và không nhầm lẫn. Kinh nghiệm thực tế chuyển văn phòng tai HCM, các doanh nghiệp thường lựa chọn hồ sơ sổ sách văn phòng, đồ đạc chung thì dịch vụ sẽ đóng gói trong ngày vận chuyển. Còn riêng các đồ đạc cá nhân của mỗi nhân viên sẽ tự từng cá nhân đóng gói riêng và note tên nhân việc cụ thể lên từng thùng rất tiện.
Giám sát công việc tháo lắp thiết bị và nội thất văn phòng
Đối với bàn ghế, vách tủ, vách ngăn, máy lạnh, thiết bị camera, máy chấm công, thiết bị điện, hệ thống mãy tính nên để kỹ thuật của công ty chuyển văn phòng thực hiện có đảm bảo an toàn.
Kiểm soát số lượng xe vận chuyển, tiến độ và an toàn
Ghi nhận từng chuyến xe, đối chiếu với người nhận ở đầu văn phòng mới
Đảm bảo lối đi thông thoáng, hoạt động chuyển văn phòng của công ty không gây ồn ào ảnh hưởng các văn phòng khác xung quanh.
Checklist sau khi chuyển văn phòng xong
Đây là lúc quyết định văn phòng có nhanh chóng trở lại hoạt động bình thường không.
Kiểm tra và đối chiếu toàn bộ tài sản ban đầu
– So sánh với danh sách đồ đạc ban đầu
– Kiểm tra hư hỏng, trầy xướt
– Làm việc ngay với đơn vị chuyển văn phòng tại thời điểm bàn giao
Sắp xếp lại không gian làm việc
Các đồ nội thất lớn là yêu cầu đơn vị vận chuyển văn phòng sắp xếp theo sơ đồ đã làm trước, đánh dấu trước ( việc này đã làm ở bước lên checklist trước khi chuyển) để tránh trường hợp di dời đổi chỗ qua lại gây mất sức và thời gian.
Việc bố trí lối đi hợp lý tạo không gian làm việc thuận tiện giúp nhân viên làm việc lại ngay ngày hôm sau mà không bị vướng vấp.
Lắp đặt và khởi động thử lại thiết bị
Mở máy tính, kết nối mạng nội bộ
Kiểm tra hệ thống máy in, điện, nước, máy lạnh
Nên kiểm tra lại tất cả trước khi chính thức làm việc lại vào ngày hôm sau
Dọn dẹp và hoàn thiện môi trường làm việc
Thu gom thùng carton, rác bỏ
Vệ sinh lại văn phòng đảm bảo sự gọn gàng, chuyên nghiệp
Nghiệm thu và đánh giá dịch vụ
Doanh nghiệp cần đánh giá lại tổng quan lại về dịch vụ chuyển văn phòng đã thực hiện:
- Thời gian thực hiện
- Mức độ an toàn tài sản
- Thái độ tác phong đội ngũ có nhiệt tình không
- Năng lực chuyển dọn có chuyên nghiệp
- Sự hỗ trợ sau vận chuyển không?
Đây là cơ sở hợp tác lâu dài khi có nhu cầu vận chuyển.
Những sai lầm doanh nghiệp khi cần chuyển văn phòng
Từ kinh nghiệm thực tế chuyển cho những doanh nghiệp cần chuyển văn phòng gấp, thiếu sự chuẩn bị, Chuyển nhà giá rẻ HCM đã thấy doanh nghiệp hay mắc các lỗi phổ biến sau:
- Không khảo sát trước, không gửi video thực tế trước mà chỉ
- Không backup dữ liệu lại
- Tự vận chuyển văn phòng (nhân viên bốc xếp, chỉ thuê xe chở) để tiết kiệm chi phí nhưng phát sinh nhiều hơn
- Đặt dịch vụ chuyển văn phòng thiếu kinh nghiệm, báo giá ẩn nhiều chi phí phát sinh
Chuyển nhà giá rẻ HCM đề xuất giải pháp doanh nghiệp nên tạo checklist rõ ràng và chọn dịch vụ chuyển văn phòng HCM chuyên nghiệp
Khi nào doanh nghiệp nên thuê dịch vụ chuyển văn phòng trọn gói HCM?
Thực sự với những văn phòng có đồ đạc tầm 10 nhân sự trở lên
Nhiều thiết bị IT, máy móc, chuyển văn phòng trong tòa nhà, doanh nghiệp cần cả xe và người để vận chuyển.
Khi doanh nghiệp có mong muốn chuyển dọn văn phòng nhanh khỏe phí tốt không phát sinh thì hãy liên hệ ngay đơn vị chuyển văn phòng uy tín để giúp bạn.
Dịch vụ chuyển văn phòng trọn gói HCM sẽ lo từ A-Z: Khảo sát => đóng gói => tháo lắp =>vận chuyển => sắp xếp tại văn phòng mới.
Dịch vụ chuyển văn phòng HCM trọn gói mang đến giải pháp tối ưu cho doanh nghiệp
Ngay khi xác định sẽ chuyển văn phòng, bạn sẽ tìm một công ty vận chuyển:
- Có khảo sát tận nơi, đưa báo giá rõ
- Có đội ngũ nhân sự, kỹ thuật giàu kinh nghiệm
- Có kỹ thuật tháo lắp nội thất, IT, máy lạnh
- Có hệ thống xe tải đa dạng phù hợp đồ đạc và địa hình
- Có hợp đồng, điều khoản bảo hành, đúng tiến độ, không phát sinh
Hãy liên hệ ngay dịch vụ chuyển văn phòng trọn gói giá rẻ HCM của Chuyển nhà giá rẻ HCM. Chúng tôi đã đồng hành vận chuyển thành công cho hàng triệu doanh nghiệp tại khu vực HCM và đi tỉnh.
XEM NGAY: DỊCH VỤ CHUYỂN VĂN PHÒNG HCM UY TÍN
LIÊN HỆ NGAY ĐỂ NHẬN KHẢO SÁT BÁO GIÁ MIỄN PHÍ
0918.139.379
Tổng kết
Checklist chuyển văn phòng HCM hoàn thiện được chuẩn bị trước giúp doanh nghiệp chủ động kế hoạch, tiết kiệm phí, hạn chế rủi ro, nhanh chóng ổn định hoạt động tại văn phòng mới. Chuẩn bị kỹ và lựa đúng đơn vị chuyển văn phòng HCM là bí kiếp để bạn chuyển văn phòng nhẹ nhàng nhất.
